Technologies d’autopartage pour les gestionnaires de flotte et opérateurs de parcs autos.
Un besoin croissant de mobilité optimisée
Exotec, entreprise française innovante dans l’automatisation des entrepôts logistiques, est en pleine expansion. Son siège social basé à Croix (59) héberge une flotte de 18 véhicules de service hybrides, utilisée au quotidien par plus de 600 à 700 collaborateurs.
Avec une hausse constante des effectifs et une flotte volontairement maintenue à taille fixe, le besoin d’un meilleur suivi et d’une fiabilité renforcée s’est imposé. Garantir la disponibilité des véhicules pour les rendez-vous professionnels est devenu essentiel pour soutenir l’activité.
C’est dans ce contexte que Charlotte Le Marhadour, Workplace Specialist BU Western Europe, a piloté un projet de modernisation ambitieux avec l’appui d’OpenFleet, afin de moderniser la gestion de la flotte automobile et d’optimiser la mobilité interne tout en simplifiant la gestion quotidienne.
Objectif : fiabilité, simplicité, performance
Auparavant, les réservations de véhicules se faisaient via un simple agenda Outlook. Cette méthode avait atteint ses limites : absence de contrôle, véhicules introuvables, double réservations, et perte de temps pour les équipes.
« Nos collaborateurs faisaient une réservation, mais la voiture n’était pas là ou avait été prise par un autre. Ça devenait très chronophage. » – Charlotte Le Marhadour
Les besoins identifiés étaient clairs :
- Une solution fiable, pour garantir que les véhicules réservés soient bien disponibles.
- Un système simple, adopté facilement par tous les utilisateurs.
- Une plateforme centralisée pour suivre les usages et planifier la maintenance.
- Une compatibilité avec tous types de véhicules, y compris les utilitaires.
Pourquoi OpenFleet ? Une solution adaptée à tous les usages
Après avoir étudié plusieurs solutions, OpenFleet a été retenue pour sa capacité à répondre aux spécificités d’Exotec :
- Compatibilité avec l’ensemble de la flotte, quelles que soient les marques.
- Utilisation des badges d’accès Exotec pour déverrouiller les véhicules.
- Interface intuitive, facilitant l’adhésion des collaborateurs dès le démarrage.
- Accompagnement personnalisé, avec un suivi de projet réactif.
« Il était hors de question d’avoir une solution partielle. OpenFleet s’intègre à toute notre flotte, c’était indispensable. »
Une mise en place progressive et accompagnée
La mise en œuvre s’est faite de manière fluide grâce à un accompagnement constant :
- Des campagnes de communication internes (emails, présentations en réunion).
- Des formations et supports pédagogiques : vidéos explicatives, fiches pratiques.
- Une implication forte des équipes OpenFleet pendant les premières semaines.
« J’étais en mode OpenFleet pendant les premières semaines ! Mais les retours ont été très positifs. Simplicité, gain de temps, réservations fiables. »
Des résultats mesurables et une adoption rapide
Quelques mois après le déploiement, les effets sont concrets :
- Augmentation nette du taux d’utilisation des véhicules.
- Meilleure répartition des usages : tous les véhicules sont utilisés.
- Diminution de l’usage des véhicules personnels, grâce à une flotte disponible.
« Même la Corolla oubliée est aujourd’hui très demandée ! »
L’un des grands atouts cités par Charlotte Le Marhadour est la remontée automatique du kilométrage :
« Un très bon point pour l’outil OpenFleet, c’est la remontée du kilométrage. Ça permet de bien gérer les rendez-vous d’entretien. »
Par ailleurs, la satisfaction des collaborateurs est largement partagée :
« J’ai eu beaucoup de retours positifs de : ‘C’est super, je suis content parce que c’est facile’. L’expérience utilisateur est top, et la voiture est bien là quand on en a besoin. »
Une solution intégrée dans la politique interne
Le déploiement d’OpenFleet a conduit à une mise à jour des procédures internes :
- Mise en place d’une car policy signée électroniquement avant toute réservation.
- Intégration de la solution dans les processus RH et IT, pour un suivi fluide.
« Aujourd’hui, tout est centralisé, clair, engageant. »
Un levier de transformation durable
Exotec intègre OpenFleet dans sa stratégie RSE à long terme :
- Analyse fine de l’utilisation de la flotte.
- Électrification partielle des véhicules dès l’installation des bornes au nouveau siège.
- Déploiement futur d’une fonctionnalité de covoiturage.
« Le verdissement de la flotte fait partie de nos objectifs RSE. OpenFleet nous aide à les atteindre. »
Un partenariat basé sur la confiance
« Je mets 10/10 à l’équipe pour l’accompagnement. On a toujours eu des réponses rapides et un vrai suivi. »
En conclusion
Grâce à OpenFleet, Exotec bénéficie aujourd’hui d’un outil fiable, simple à déployer, et performant, qui soutient à la fois sa croissance, sa productivité et ses ambitions en matière de mobilité durable.
« Trois mots pour OpenFleet ? Simplicité, fiabilité, force. Trois mots pour l’autopartage ? Praticité, atout, efficacité. »
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