Autopartage : Les raisons de passer à la dématérialisation

Gestion de flotte d’entreprise: l’ère de la dématérialisation

Autopartage : Les raisons de passer à la dématérialisation !

L’autopartage en entreprises et dans les collectivités est en plein essor. Elles se tournent vers cette solution pratique et économique pour gérer leur flotte automobile. Traditionnellement, la gestion d’une flotte de véhicules nécessitait une logistique complexe, des documents papier et des clés physiques.

Cependant, la mise en autopartage d’une flotte permet la dématérialisation de plusieurs processus traditionnels grâce à la technologie de télématique embarquée reliée à une plateforme pour les gestionnaires et une application pour les utilisateurs qui leur permet un accès à la voiture sans clé. Dans cet article, nous explorerons les avantages concrets de la dématérialisation rendue possible par l’autopartage.

  • Le Gain de temps

L’un des avantages les plus évidents de la gestion dématérialisée de ses véhicules de société est le gain de temps considérable pour les gestionnaires de flotte. Fini le temps perdu à rechercher des clés physiques, à remplir des formulaires manuels et à gérer des documents papier.

Tout le processus de réservation, d’accès et de retour des véhicules de service est automatisé grâce à une plateforme en ligne conviviale et une simple application mobile. Les gestionnaires peuvent gérer leur parc automobile en quelques clics, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.

  • Économies à la clé

La gestion de flotte dématérialisée présente également des avantages économiques significatifs pour les entreprises.

Le gestionnaire de flotte grâce aux données va pouvoir analyser l’utilisation des véhicules et le comportement de ses collaborateurs dans le but d’avoir une flotte optimale. Les logiciels de gestion permettent une utilisation plus optimisée des véhicules, évitant ainsi les frais inutiles liés à la possession de voitures sous-utilisées.

De plus, le module d’ autopartage permettra d’ouvrir l’utilisation tarifée ou non de sa flotte à des usages privés le soir et le weekend pour les collaborateurs de l’entreprise.

  • Une communication simplifiée avec vos conducteurs

La dématérialisation grâce à l’autopartage facilite également la communication entre les responsables de flottes et les conducteurs. Les conducteurs peuvent réserver un véhicule en ligne, accéder aux informations de réservation et recevoir des notifications importantes directement sur leur téléphone portable.

Cela garantit une communication transparente et réactive, réduisant les erreurs et les malentendus. Les gestionnaires de flotte ont également une visibilité en temps réel sur l’utilisation des véhicules, ce qui leur permet de mieux planifier et d’optimiser la flotte. La dématérialisation des documents (permis de conduire, charte d’utilisation) peut également se faire sur les logiciels d’autopartage tout en respectant les données personnelles.

  • La préservation de l’Environnement

La gestion de parc dématérialisé contribue à préserver l’environnement.

En encourageant le partage de véhicules, les entreprises peuvent réduire le nombre de voitures sur les routes, ce qui entraîne une diminution des émissions de carbone et de la congestion routière.

La dynamique de dématérialisation des entreprises peut jouer un rôle actif dans la protection de l’environnement comme l’explique l’article du Journal du net . Le verdissement de flotte est également facilité par les solutions d’autopartage avec la remontée de données comme la charge de batterie, l’autonomie du véhicule ou le statut de recharge accessible en temps réel.

  • Dématérialiser pour suivre la maintenance de la flotte automobile

La dématérialisation de l’autopartage simplifie également la maintenance de la flotte automobile.

Les gestionnaires de flotte peuvent suivre les entretiens réguliers, les réparations et les contrôles techniques directement depuis la plateforme en ligne. Les rappels d’entretien peuvent être programmés automatiquement, ce qui garantit que les véhicules sont en bon état et sûrs à utiliser.

Une gestion proactive de la maintenance permet de réduire les temps d’immobilisation des véhicules, d’optimiser leur durée de vie et de minimiser les coûts associés à des réparations majeures.

Toutes ces raisons sont évoquée par des expériences d’autopartage, comme le mentionne Cédric Le Floch, directeur des achats publics

« Le département du Calvados était déterminé à repenser les usages et la mobilité avec un objectif de décarbonisation de la flotte automobile. Nous avions aussi une contrainte logistique liée à l’absence d’accueils physiques dans certains de nos bâtiments et la volonté de positionner nos agents sur des tâches à plus haute valeur ajoutée. On avait donc la problématique de la gestion des clés physiques des véhicules. »

Lien de l’article : L’expérience de l’autopartage et du Département du Calvados

Clé du véhicule dématérialisée : une nouvelle manière de gérer une flotte !

La clé du véhicule dématérialisée est une innovation qui révolutionne la gestion des flottes automobiles. Contrairement aux clés physiques traditionnelles, la clé dématérialisée est un système numérique qui offre de nombreux avantages aux gestionnaires de flotte.

Le fonctionnement de la clé du véhicule dématérialisée

La clé du véhicule dématérialisée fonctionne grâce à une technologie avancée qui permet aux conducteurs d’accéder aux véhicules à l’aide de leur smartphone ou d’un badge RFID.

Les gestionnaires de flotte peuvent attribuer et révoquer l’accès aux véhicules en temps réel, offrant ainsi une flexibilité accrue et une meilleure gestion des ressources.

Les conducteurs peuvent verrouiller, déverrouiller et démarrer les véhicules à distance, ce qui facilite grandement le processus d’autopartage.

L’ouverture des portes est conditionnée à l’authentification du conducteur. Faute de réseau GSM, l’application va communiquer en bluetooth avec le système d’autopartage pour ouvrir son véhicule.

Les avantages par rapport aux boîtes à clés traditionnelles

Comparée aux boîtes à clés traditionnelles, la clé du véhicule dématérialisée présente de nombreux avantages.

Tout d’abord, elle élimine le besoin de gérer et de stocker physiquement les clés, réduisant ainsi les risques de perte ou de vol. De plus, la clé dématérialisée offre une expérience utilisateur simplifiée et plus fluide. Les conducteurs n’ont plus à chercher les clés dans une boîte à clés physique, ce qui permet un accès plus rapide aux véhicules.

Enfin, la clé dématérialisée peut être intégrée à d’autres fonctionnalités, telles que le suivi des kilomètres parcourus, la gestion des réservations et la facturation automatisée tout en respectant les données personnelles de chacun.

La solution clé dématérialisée OpenFleet

OpenFleet propose une solution complète de clé dématérialisée pour la gestion de la mobilité professionnelle. La plateforme en ligne intuitive permet aux gestionnaires de flotte de gérer facilement l’accès aux véhicules, de suivre leur utilisation et de planifier la maintenance.

Les conducteurs bénéficient d’une expérience utilisateur fluide grâce à une application mobile conviviale qui leur permet de réserver, de déverrouiller et de démarrer les véhicules en quelques clics.

Avec la solution clé dématérialisée OpenFleet, les entreprises et les collectivités publiques peuvent tirer parti des avantages de l’autopartage tout en simplifiant leur gestion de flotte.

En conclusion, les solutions de mobilité dématérialisée et l’utilisation de clés virtuelles offrent de nombreux avantages aux entreprises. Cela permet de gagner du temps, de réaliser des économies, d’améliorer la communication avec les conducteurs, de préserver l’environnement et de faciliter la maintenance de la flotte automobile.

OpenFleet propose une solution complète qui répond à ces besoins, offrant aux entreprises et collectivités publiques une nouvelle manière efficace et moderne de gérer leur flotte et de profiter des avantages de l’autopartage.