Exotec transforme sa gestion de flotte avec OpenFleet : retour d’expérience
Une entreprise en forte croissance, des besoins accrus en mobilité
Exotec, entreprise française innovante spécialisée dans l’automatisation des entrepôts logistiques, compte aujourd’hui plus de 1 300 collaborateurs répartis à l’international. Son siège social basé à Croix (59) héberge une flotte de 18 véhicules de service, à 90 % hybrides, utilisée quotidiennement par plus de 600 à 700 collaborateurs.
Face à une dynamique de recrutement soutenue, sans extension de la flotte, la gestion des véhicules disponibles est devenue un enjeu central. Le système traditionnel basé sur Outlook montrait rapidement ses limites : conflits de réservation, absence de traçabilité, véhicules introuvables, pertes de temps…
Un besoin de fiabilité et de fluidité
« Nos collaborateurs faisaient une réservation, mais la voiture n’était pas là ou avait été prise par un autre. Ça devenait très chronophage, et en termes de fiabilité, on était proche de zéro. » – Charlotte Le Marhadour
La priorité était donc de mettre en place :
- Un système de réservation fiable et transparent.
- Une meilleure visibilité sur l’utilisation réelle de la flotte.
- Un outil compatible avec tous types de véhicules, y compris les utilitaires.
- Une gestion de flotte plus fluide et responsabilisante pour les utilisateurs.
Pourquoi OpenFleet ? Une solution globale et adaptée
La rencontre avec OpenFleet a lieu lors d’une recherche de solution, rapidement confortée par une visite sur site chez un client déjà équipé.
« J’ai découvert OpenFleet en ligne, en voyant qu’ils équipaient des collectivités. J’ai aussi été visiter un site client, pour voir le système en situation. »
Parmi les points forts qui ont convaincu Exotec :
- Compatibilité avec toute gestion de flotte, quelles que soient les marques et modèles.
- Simplicité pour les utilisateurs, avec une réservation intuitive.
- Utilisation possible des badges d’accès Exotec pour ouvrir les véhicules.
- Accompagnement personnalisé tout au long du projet.
« Il était hors de question d’avoir une solution partielle. OpenFleet s’intègre à toute notre flotte, c’était indispensable. »
Une mise en place structurée et bien accompagnée
La phase de déploiement s’est déroulée progressivement avec l’aide des équipes OpenFleet :
- Communication interne : campagnes email, présentations en réunions d’équipe.
- Supports de formation : tutoriels vidéo, guides utilisateurs.
- Présence terrain les premières semaines pour accompagner les usages.
« J’étais en mode OpenFleet pendant les premières semaines ! Mais les retours ont été très positifs. Simplicité, gain de temps, réservations fiables. »
Une gestion quotidienne facilitée
OpenFleet permet aujourd’hui à Exotec de suivre sa flotte de façon plus sereine :
- Remontée automatique des kilométrages, utile pour la maintenance.
- Suivi des réservations en temps réel.
- Blocage ou mise à disposition des véhicules en quelques clics.
« Un très bon point pour l’outil OpenFleet, c’est la remontée du kilométrage. Ça, c’est vraiment super pour prendre les rendez-vous pour les entretiens, les maintenances. »
« Je ne suis plus sollicitée tous les jours, les utilisateurs sont devenus autonomes. »
Des résultats concrets et visibles
Après quelques mois d’utilisation, les effets sont clairs :
- Taux d’utilisation de la flotte en nette hausse.
- Disparition des véhicules oubliés : tous les modèles sont désormais utilisés.
- Moins de recours aux véhicules personnels.
« On n’a pas encore les chiffres, mais nos voitures sont toutes réservées. Même la Corolla oubliée est très demandée ! »
« Sinon les retours qu’on a, c’est des retours qui sont positifs. À 80 % ce sont des retours positifs. »
« J’ai eu beaucoup de retours positifs de : ‘C’est super, je suis content parce que c’est facile’. L’expérience utilisateur est top et ça marche bien : ma voiture est là, je peux partir en rendez-vous à l’heure. »
Un outil pleinement intégré dans la politique interne
Exotec a aussi aligné ses procédures avec l’outil :
- Signature obligatoire de la car policy avant accès aux réservations.
- Intégration aux process RH et IT pour un fonctionnement fluide.
« Aujourd’hui, si tu veux réserver, tu dois accepter et signer la policy. C’est clair, engageant et centralisé. »
Une démarche RSE concrète
Le choix d’OpenFleet s’inscrit aussi dans une logique RSE :
- Moins de véhicules personnels, donc moins d’indemnités kilométriques.
- Projet de conversion partielle à l’électrique avec l’installation de bornes au futur siège.
- Projet de covoiturage interne grâce à la plateforme.
« OpenFleet fait partie de notre plan d’action RSE. On prépare aussi le passage à l’électrique. »
Une relation client saluée
« Sur l’accompagnement, je mets 10/10. Des réponses rapides, claires, et un vrai suivi. On ne nous a jamais laissés seuls. »
En conclusion : un outil simple, complet et apprécié
OpenFleet est aujourd’hui un outil central de la gestion de flotte et de mobilité d’Exotec. Les bénéfices sont nombreux : gain de temps, meilleure organisation, expérience utilisateur optimale.
« Trois mots pour OpenFleet ? Simplicité, fiabilité, force. Trois mots pour l’autopartage ? Praticité, atout, efficacité. »
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